Czy umowa najmu mieszkania musi być na piśmie
Zwykła umowa najmu może być zawarta ustnie, ale to zły pomysł. Jeśli umowa ma trwać dłużej niż rok, a nie spisano jej na papierze, uznaje się ją za zawartą na czas nieoznaczony (art. 660 Kodeksu cywilnego). Przy najmie okazjonalnym forma pisemna jest obowiązkowa pod rygorem nieważności (art. 19a ust. 6 ustawy o ochronie praw lokatorów).
Pisemna umowa to także dowód w razie sporu o czynsz, kaucję albo stan mieszkania. Bez niej trudno wykazać, co strony ustaliły, a sąd opiera się na dokumentach i zeznaniach, nie na tym, co każdy z was pamięta.
Co powinna zawierać umowa najmu mieszkania
Poniższa tabela pokazuje elementy, które warto mieć w każdej umowie. Zakres dopasuj do mieszkania i najemcy.
| Element | Co wpisać |
|---|---|
| Strony | Imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL lub dokumentu tożsamości, dane kontaktowe, adres do doręczeń. |
| Przedmiot najmu | Adres, powierzchnia, liczba pokoi, wyposażenie (listę dodaj w załączniku), numer księgi wieczystej. |
| Czas trwania | Data początku i końca albo informacja, że umowa jest na czas nieokreślony. |
| Czynsz | Kwota, termin płatności (np. do 10. dnia miesiąca), numer rachunku, zasady waloryzacji. |
| Opłaty dodatkowe | Które opłaty płaci najemca (media, internet, czynsz administracyjny, fundusz remontowy), w jaki sposób są rozliczane i kiedy. |
| Kaucja | Wysokość, termin wpłaty, zasady zwrotu zgodnie z art. 6 ustawy. |
| Wydanie i zwrot mieszkania | Protokół zdawczo-odbiorczy z liczbami liczników, kluczami i zdjęciami. |
| Zasady użytkowania | Liczba osób, zwierzęta, palenie, głośne imprezy, podnajem. |
| Naprawy | Podział odpowiedzialności za usterki i obowiązek zgłaszania awarii. |
| Wypowiedzenie | Przyczyny, terminy i forma, zgodne z ustawą. |
Czynsz i opłaty: jak je rozdzielić w umowie
Najczęstsze spory dotyczą tego, co jest czynszem, a co opłatą dodatkową. Ustawa rozróżnia czynsz i opłaty niezależne od właściciela, takie jak woda, prąd i gaz, i to rozróżnienie ma znaczenie przy wypowiedzeniu z powodu zaległości (art. 11 ust. 2 pkt 2). Zapisz więc osobno, ile wynosi czynsz najmu, a ile są opłaty, i kto płaci dostawcom. Jeśli najemca ma umowę z dostawcą prądu, spisz stan licznika przy wydaniu i przy zwrocie lokalu.
Przy opłatach stałych, takich jak czynsz do wspólnoty, ustal, czy najemca płaci je w stałej kwocie, czy w rozliczeniu rocznym z wspólnotą. Zapisz także, jak postanowicie z nadpłatą lub niedopłatą po rocznym rozliczeniu.
Waloryzacja czynszu
Jeśli umowa jest na czas określony, dobrze przewidzieć w niej mechanizm zmiany czynszu, na przykład coroczną waloryzację o wskaźnik inflacji ogłaszany przez GUS. Przy umowie na czas nieokreślony podwyżka odbywa się przez wypowiedzenie wysokości czynszu, o czym piszemy w artykule podwyżka czynszu w najmie mieszkania.
Zasady użytkowania mieszkania
W tej części wpisz to, co zwykle powoduje nieporozumienia: ile osób może mieszkać, czy można trzymać zwierzęta, czy w mieszkaniu wolno palić, jak wyglądają odwiedziny wynajmującego i czy wolno robić zmiany w lokalu. Najem to nie sprzedaż, a właściciel nie ma prawa wchodzić do mieszkania w dowolnym czasie. Zapisz, kiedy i po jakim uprzedzeniu może przyjść na oglądziny, przegląd liczników lub naprawy.
Podnajem wymaga pisemnej zgody właściciela. Naruszenie tego obowiązku jest jedną z ustawowych przyczyn wypowiedzenia umowy (art. 11 ust. 2 pkt 3). Warto to powtórzyć w umowie wprost.
Kto płaci za naprawy i usterki
Zasada jest prosta. Wynajmujący powinien wydać mieszkanie w stanie przydatnym do używania i utrzymywać je w tym stanie przez czas trwania najmu (art. 662 Kodeksu cywilnego). Najemca ponosi drobne nakłady związane ze zwykłym używaniem lokalu. Granica bywa płynna, więc uzupełnij umowę listą przykładów: wymiana żarówek, uszczelek, bateria prysznicowa po stronie najemcy, awaria bojlera albo instalacji po stronie właściciela. Dodaj kwotę, do której najemca może samodzielnie zlecić naprawę i potem otrzymać zwrot po przesłaniu faktury.
Zapisy, które zwykle nie działają
- Prawo wypowiedzenia bez przyczyny z miesięcznym wyprzedzeniem. Przy najmie mieszkania ustawa wylicza przyczyny wypowiedzenia.
- Wejście właściciela do lokalu w każdej chwili i bez uprzedzenia. Narusza to spokój najemcy.
- Rażąco wysokie kary umowne. Sąd może je zmniejszyć, gdy są nadmiernie wygórowane (art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego).
- Kaucja powyżej dwunastokrotności czynszu albo powyżej sześciokrotności przy najmie okazjonalnym.
- Zrzeczenie się przez najemcę praw przysługujących z ustawy.
Nielegalny zapis nie musi unieważniać całej umowy, ale w sporze sąd go pominą. Rzeczywista ochrona właściciela bierze się z dobrze przygotowanych dokumentów, a nie z mocnych sformułowań.
Umowa najmu zwykła czy okazjonalna
Najem zwykły jest elastyczny i prostszy w zawarciu. Najem okazjonalny daje wynajmującemu szybszy tryb eksmisji, ale wymaga aktu notarialnego z oświadczeniem najemcy, wskazania innego lokalu, w którym najemca zamieszka po opróżnieniu mieszkania, zgody właściciela tego lokalu i zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego. Wymogi opisujemy na stronie najem okazjonalny.
Data pewna i sprzedaż mieszkania
Gdy właściciel sprzeda wynajęte mieszkanie, nabywca wstępuje w stosunek najmu. Może go wypowiedzieć z zachowaniem ustawowych terminów, chyba że umowa była zawarta na czas oznaczony na piśmie z datą pewną, a lokal został wydany najemcy (art. 678 Kodeksu cywilnego). Data pewna to na przykład potwierdzenie podpisów u notariusza. Więcej w artykule sprzedaż mieszkania z najemcą.
Lista kontrolna przed podpisaniem
- Sprawdź tożsamość najemcy i jego zdolność płatniczą. Pomaga w tym artykuł jak sprawdzić najemcę.
- Ustal czynsz, opłaty, kaucję i terminy płatności.
- Przygotuj protokół zdawczo-odbiorczy i zdjęcia. Instrukcja jest w artykule protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania.
- Zapisz zasady wypowiedzenia zgodnie z art. 11 ustawy o ochronie praw lokatorów.
- Rozważ najem okazjonalny albo zarządzanie najmem, jeśli nie chcesz sam pilnować terminów. Zakres usługi opisaliśmy na stronie zarządzanie najmem w Białymstoku.
Przykładowa struktura umowy punkt po punkcie
Dobra umowa jest czytelna i ma stały układ. Poniższy porządek ułatwia sprawdzenie, czy niczego nie pominięto.
- Strony: imiona i nazwiska, adresy, numery dokumentów tożsamości, dane do kontaktu.
- Przedmiot najmu: adres, powierzchnia, wyposażenie, piwnica lub miejsce postojowe.
- Czas trwania: określony lub nieokreślony, termin rozpoczęcia.
- Czynsz i opłaty: kwota, termin, rachunek, sposób rozliczania mediów.
- Kaucja: wysokość, termin wpłaty, zasady zwrotu.
- Zasady użytkowania: liczba osób, zwierzęta, palenie, hałas.
- Podnajem i przeróbki: zgoda wynajmującego jest wymagana.
- Wypowiedzenie: terminy i przyczyny, zgodne z ustawą.
- Załączniki: protokół zdawczo-odbiorczy, stany liczników, inwentarz.
Zwierzęta, palenie i podnajem: jak to zapisać
Umowa może ograniczać korzystanie z mieszkania, o ile zapisy są jednoznaczne i nie naruszają przepisów. Jeśli dopuszczasz zwierzę, wpisz gatunek i zasady odpowiedzialności za szkody. Zakaz palenia w lokalu warto sformułować wprost i powiązać z obowiązkiem naprawienia szkód.
Podnajem wymaga zgody wynajmującego (art. 668 Kodeksu cywilnego), a naruszenie tego zakazu może być przyczyną wypowiedzenia. Dobrze opisz to w umowie i wskaż, że zgoda ma być udzielona na piśmie.
Aneksy i zmiany w trakcie najmu
Gdy zmieniają się warunki, na przykład czynsz albo skład najemców, sporządź aneks na piśmie. Nie opieraj się na wiadomościach tekstowych, bo trudno z nich odtworzyć uzgodnienia. W przypadku podwyżki czynszu pamiętaj, że istnieje osobna procedura opisana w artykule podwyżka czynszu: jak zrobić to zgodnie z prawem. Gdy planujesz najem z szybszą drogą eksmisji, sprawdź wymagania najmu okazjonalnego na stronie najem okazjonalny.
Przykład zapisu o opłatach i mediach
Spory najczęściej dotyczą rozliczeń, dlatego zapis powinien być prosty. Przykładowe brzmienie: najemca płaci czynsz najmu w stałej kwocie do 10. dnia każdego miesiąca oraz zaliczki na opłaty eksploatacyjne w wysokości wskazanej w załączniku. Media rozliczane według liczników najemca płaci na podstawie odczytów, a rozliczenie roczne następuje w terminie 30 dni od otrzymania rozliczenia od zarządcy lub dostawcy.
Ustal też, kto zawiera umowy z dostawcami energii i internetu, kto zgłasza zmianę odbiorcy i jak wygląda przekazanie liczników przy wyprowadzce. Brak takich ustaleń to częsta przyczyna konfliktów po zakończeniu najmu.
Obowiązki informacyjne i dane do doręczeń
W umowie wpisz adresy do korespondencji, numery telefonów i adresy e-mail. Zapisz, że zmianę danych strona zgłasza drugiej stronie na piśmie lub e-mailem, a pisma wysłane na ostatni znany adres uważa się za doręczone. Ułatwia to skuteczne wypowiedzenie, jeśli pojawi się spór, o czym piszemy w artykule wypowiedzenie umowy najmu przez wynajmującego.
Czy skorzystać ze wzoru z internetu
Wzór bywa dobrym punktem wyjścia, ale nie zna Twojej sytuacji. Sprawdź, czy zawiera aktualne przepisy, czy nie ma zapisów niedozwolonych i czy dopasowano go do rodzaju najmu. Jeśli wynajmujesz kilka lokali, rozważ jedną, dopracowaną wersję i stosowanie jej stale. Przy większym portfelu pomaga zarządzanie najmem, które obejmuje przygotowanie umów i protokołów.
