Po co jest protokół zdawczo-odbiorczy
Protokół zdawczo-odbiorczy opisuje stan mieszkania w dniu wydania go najemcy i w dniu zwrotu. Dzięki niemu wiadomo, co było uszkodzone przed najmem, a co po nim. To najważniejszy dokument w sporze o kaucję i odszkodowanie za szkody.
Ustawa nie narzuca jego wzoru i nie zawsze wymaga go wprost, ale kodeks cywilny przypisuje najemcy odpowiedzialność za szkody poza zwykłym zużyciem, a ciężar udowodnienia tego, co było w mieszkaniu na początku, zwykle spada na właściciela. Bez protokołu trudno wykazać, że rysa na podłodze lub popękane płytki nie były tam od lat. Najemca nie odpowiada za zmiany wynikające z prawidłowego używania rzeczy (art. 675 § 3 Kodeksu cywilnego), więc do rozliczenia zostają tylko szkody ponad normalne zużycie.
- Liczniki z numerami i stanami
- Stan ścian, podłóg, okien i drzwi
- Wyposażenie i AGD z opisem stanu
- Klucze, piloty i karty dostępu
- Zdjęcia z datą każdego pomieszczenia
- Podpisy obu stron i data
Co wpisać do protokołu zdawczo-odbiorczego mieszkania
Dobry protokół jest konkretny i możliwy do zweryfikowania. Zamiast określeń typu dobry stan opisuj fakty: kolor, rozmiar, miejsce, numer seryjny.
| Obszar | Co opisać |
|---|---|
| Dane ogólne | Adres, data i godzina, imiona i nazwiska stron, kto jest obecny. |
| Liczniki | Stan prądu, wody ciepłej i zimnej, gazu, ogrzewania. Zdjęcia liczników z widoczną datą i numerem. |
| Klucze i piloty | Liczba kluczy do mieszkania, klatki, piwnicy, bramy, pilotów do garażu, kart dostępu. |
| Ściany i sufity | Kolor, malowanie, plamy, pęknięcia, ślady wilgoci, dziury po wieszakach. |
| Podłogi | Rodzaj, zarysowania, szpary, wybrzuszenia, stan listew. |
| Okna i drzwi | Stan szyb, uszczelek, klamek, rolet, zamków. Czy domykają się poprawnie. |
| Kuchnia | Blat, zlew, bateria, płyta, piekarnik, okap, lodówka, ich stan i działanie. |
| Łazienka | Armatura, wanna lub prysznic, fugi, płytki, wentylacja, stan pralki. |
| Meble i wyposażenie | Lista z opisem i stanem: sofę, łóżko, materac, szafy, stół, krzesła, AGD, lampy. |
| Uwagi | Wszystkie usterki istniejące w dniu wydania. |
Do protokołu dołącz zdjęcia. Każdy pokój sfotografuj z kilku stron, a wady, takie jak zarysowania czy plamy, z bliska. Dobrze zrobić też krótki film z przejścia przez całe mieszkanie. Zdjęcia podpisane datą i uzupełnione opisem w tekście mają większą wartość niż same zdjęcia bez kontekstu.
Jak przeprowadzić przekazanie mieszkania krok po kroku
- Przygotuj wzorzec protokołu z poniższej tabeli i wydrukuj dwa egzemplarze.
- Umów się z najemcą na oglądziny w dniu przekazania, w dzień, gdy jest wystarczająco jasno.
- Idźcie razem po pomieszczeniach i wpisuj uwagi na bieżąco. Najemca ma prawo zgłaszać usterki.
- Zróbcie zdjęcia i spiszcie stany liczników.
- Podpiszcie oba egzemplarze, każdy zatrzymuje jeden. Zdjęcia przesłane e-mailem pomagają w razie zgubienia papieru.
- Do protokołu dopisz informację, że stanowi załącznik do umowy najmu i data umowy.
Protokół przy zwrocie mieszkania
Protokół zwrotu sporządza się tak samo jak protokół wydania i na tym samym wzorze, aby łatwo porównać oba dokumenty. Jeśli stwierdzisz szkody, opisz je i oceń, czy wykraczają poza zużycie wynikające z normalnego używania. Potem policz koszty naprawy i zaproponuj potrącenie z kaucji (zasady opisaliśmy w artykule kaucja za mieszkanie).
Przy zwrocie zapisz też:
- stany liczników w dniu zwrotu,
- liczbę zwróconych kluczy i pilotów,
- czy najemca pozostawił rzeczy w mieszkaniu i co się z nimi dzieje,
- termin rozliczenia kaucji i opłat.
Co robić, gdy najemca nie chce podpisać protokołu
Zapisz to w protokole albo w osobnej notatce, wpisz datę, godzinę i obecne osoby. Zrób zdjęcia. Jeśli możesz, zaproponuj obecność świadka, który podpisze się, że przeprowadzono oględziny i najemca odmówił podpisu. Odmowa podpisu nie niweczy dokumentu, ale osłabia jego moc dowodową, więc nie zostawiaj tego na ostatni dzień najmu.
Najczęstsze błędy w protokole zdawczo-odbiorczym
- Ogólnikowe opisy, np. stan dobry bez dalszych szczegółów.
- Brak zdjęć albo zdjęcia bez daty i opisu.
- Pominięcie stanów liczników i liczby kluczy.
- Protokół spisany po wprowadzeniu się najemcy, a nie w dniu wydania.
- Brak podpisów obu stron albo tylko jeden egzemplarz.
- Brak powiązania z umową najmu.
Protokół przy najmie okazjonalnym i zarządzaniu najmem
Przy najmie okazjonalnym protokół jest równie ważny, bo kaucja ma pokrywać koszty związane z opróżnieniem lokalu i szkody. Jeśli wynajmujesz kilka mieszkań, możesz powierzyć przekazania i odbiory firmie. Opisaliśmy to na stronie zarządzanie najmem w Białymstoku. Z pomocą w przygotowaniu umowy i protokołu możesz też skontaktować się z nami.
Jak dokumentować stan mieszkania zdjęciami i nagraniem
Protokół jest mocniejszy, gdy towarzyszy mu dokumentacja zdjęciowa. Zrób zdjęcia każdego pomieszczenia z kilku stron, a następnie zbliżenia istniejących wad: rys, plam, odprysków, uszkodzonych uszczelek czy zarysowań podłogi. Zdjęcia powinny mieć datę w metadanych, a w protokole warto zapisać ich liczbę i miejsce przechowywania.
- Ujmij sprzęty z numerami seryjnymi, jeśli są widoczne.
- Sfotografuj liczniki razem z ich numerami i odczytami.
- Zrób krótkie nagranie z przejściem po mieszkaniu, od wejścia do ostatniego pokoju.
- Prześlij komplet zdjęć drugiej stronie i poproś o potwierdzenie odbioru wiadomości.
Liczniki i klucze: lista czynności
Osobne sekcje protokołu dotyczą mediów i wyposażenia. Wpisz stany liczników prądu, wody i gazu oraz datę odczytu, a także liczbę przekazanych kluczy, pilotów i kart dostępu. Przy zwrocie porównaj te dane i rozlicz różnicę z rachunkami.
Przykład: usterka zauważona po wprowadzeniu
Jeśli najemca po kilku dniach zauważy wadę, której nie było w protokole, powinien zgłosić ją pisemnie i dostać zdjęcie potwierdzające stan. Wtedy dopisujecie aneks do protokołu. Bez tego później trudno ustalić, czy usterka istniała wcześniej, czy powstała w trakcie najmu. Szersze zasady rozliczenia opisaliśmy w artykule kaucja za mieszkanie, a o całej umowie piszemy w tekście umowa najmu mieszkania: co zapisać.
Szkielet protokołu: co mieć na kartce
Poniższy układ można przenieść do własnego dokumentu. Im bardziej konkretne zapisy, tym mniejsze ryzyko sporu.
- Dane stron, adres lokalu, data i godzina przekazania.
- Stany liczników prądu, wody (zimnej i ciepłej), gazu i ogrzewania, z numerami liczników.
- Opis pomieszczeń: ściany, sufity, podłogi, okna, drzwi, łazienka, kuchnia.
- Lista wyposażenia z oznaczeniem stanu: nowe, dobre, używane, uszkodzone.
- Liczba kluczy, pilotów, kart dostępu i kodów domofonowych.
- Uwagi i zastrzeżenia obu stron.
- Podpisy z datą, a przy większej liczbie najemców podpis każdego z nich.
Zużycie naturalne a szkoda
Nie każda różnica między protokołem wejściowym a wyjściowym obciąża najemcę. Matowiejące lakiery, drobne ślady po meblach czy lekkie wytarcie podłogi po kilku latach najmu to zwykle zużycie wynikające z korzystania z lokalu zgodnie z umową (art. 662 Kodeksu cywilnego mówi o zwrocie rzeczy w stanie niepogorszonym, z wyłączeniem zwykłego używania). Dziura w ścianie, wybita szyba czy zalane panele to już szkoda.
W protokole najlepiej zapisać, od kiedy wyposażenie jest używane, i opisać stan słowami, a nie ocenami typu „dobry”. Zdanie „kanapa z lekkim przetarciem na lewym podręczniku” jest użyteczniejsze niż „kanapa w dobrym stanie”.
Jak często sporządzać protokół
Protokół sporządza się przy wydaniu i przy zwrocie lokalu. Przy długim najmie warto dopisać aneks po większym remoncie lub wymianie wyposażenia, bo zmienia on stan wyjściowy. Jeśli zdarzy się awaria, na przykład zalanie, sporządzenie dodatkowej notatki z opisem szkody i zdjęciami ułatwia rozliczenie z ubezpieczycielem.
Protokół a ubezpieczenie
Gdy właściciel ma polisę mieszkania, protokół i zdjęcia pomagają wykazać, jaki był stan przed zdarzeniem. Sprawdź w warunkach polisy, czy pokrywa szkody wyrządzone przez najemcę i jakie dokumenty są wymagane. Kwestię kaucji i potrąceń omawiamy w artykułie kaucja za mieszkanie, a gdy najemca nie płaci, zobacz lokator nie płaci czynszu: co robić.
Protokół w wersji elektronicznej
Protokół można sporządzić na papierze albo w pliku PDF przesłanym obu stronom. Ważne, by obie strony potwierdziły jego treść w sposób, który można udowodnić, na przykład podpisem na wydruku albo wiadomością z potwierdzeniem. Zdjęcia przechowuj w chmurze lub na dysku, z kopią zapasową, bo mogą być potrzebne przez wiele lat.
